Dlaczego notariusz wydaje odpis aktu notarialnego, a nie oryginał?

Wiele osób dziwi fakt, że od notariusza otrzymało odpis aktu notarialnego, a nie oryginał. Kwestię tę regulują przepisy prawa, a dokładnie art. 95. Ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie. Oryginał występuje tylko w jednym egzemplarzu i zawiera podpisy notariusza oraz uczestników czynności notarialnej. Czym się różni oryginał aktu od jego odpisu?

Co się dzieje z oryginałem aktu notarialnego?

Oryginał aktu notarialnego przechowuje się w Kancelarii Notarialnej u notariusza. Pozostaje on przez 10 lat w archiwum, a po upływie tego czasu przekazuje się go do właściwego Wydziału Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego. Odpis aktu wydawany jest osobom oraz następcom prawnym, którzy otrzymali do tego prawo. Zgodnie z art. 95 Ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie oryginał aktu notarialnego nie może zostać wydany poza miejsce jego przechowywania.

Czym się różni oryginał od odpisu aktu notarialnego?

Na oryginale aktu notarialnego po odczytaniu dokumentu uczestnicy czynności notarialnej i notariusz składają swoje podpisy. Wypis aktu wydawany jest stronom, dla których zastrzeżono do tego prawo. Wypis praktycznie niczym nie różni się od oryginału – jest jego wierną kopią. Odróżnia go tylko adnotacja, że stanowi wypis. Istotnym faktem jest to, że nie ma potrzeby, aby na wypisie znajdowały się podpisy uczestników czynności notarialnej. Podpis i pieczęć notariusza są natomiast zawsze koniecznością. Końcowa część tego dokumentu zawiera informacje o tym, kto i kiedy otrzymał dany wypis. Jak informują pracownicy z kancelarii notarialnej Grażyny Płaczek, cechą charakterystyczną do wypisu są również dwa umieszczone na nim numery – jeden dotyczy oryginału, a drugi wypisu.

Dlaczego na odpisie aktu notarialnego znajdują się dwa numery?

Numer na pierwszej stronie wypisu znajduje się w lewym rogu dokumentu. Wskazuje on na to, z jakim numerem zarejestrowano oryginał aktu notarialnego i nosi nazwę numeru aktu. Cyfry klauzuli znajdują się natomiast na ostatniej stronie i wskazują na to, z jakim numerem zarejestrowano wypis aktu notarialnego. Takie numery są koniecznością, ponieważ sporządzenie wypisu aktu notarialnego stanowi oddzielną czynność prawną, która także musi zostać zarejestrowana. Dlatego też każdy wypis ma inny, indywidualny numer określający dokument.